Снятие z-отчета – обязательная процедура и одна из основ кассовой дисциплины. Образец документа, его назначение и другие важные моменты – об этом прямо сейчас.

Этот документ представляет собой основной итоговый чек, который каждый кассир, сдающий смену, обязан выводить с кассового аппарата. Важно понимать, что он подводит итоги и всегда обнуляет все данные, поэтому после этой операции никакие кассовые действия (формирование, возвратов, аннулирования и т.п.) провести будет невозможно.

Поэтому если требуется провести замеры текущих показаний, то снимается так называемый x-отчет, который по сути ничем не отличается от z, однако он не приводит к обнулению. Таким образом, главное назначение его в следующем:

1. Это основной источник информации по смене, которую кассир всегда заносит в кассовую книгу.
Соответственно, данные в кассовой книге и z-отчете всегда должны точно соответствовать друг другу, а сама распечатка всегда прикладывается к каждой записи (т.е. каждую смену).

1. Все собранные данные после снятия итога фиксируются в так называемой фискальной памяти кассового аппарата. Они должны сохраняться там на протяжении не менее 30 календарных дней. Как правило, они сохраняются в течение 1,5-2 месяцев.
2. Отражение всех торговых операций, которые были проведены за торговую смену: не только приходные (при покупке), но и расходные (возврат денежных средств), а также аннулирование (например, при ошибочном вводе отдельных позиций кассиром).
3. Расчет всех итогов о выручке за смену, обоснование данных.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Обнуление всех данных происходит не только в конце каждой смены. Также это технически необходимо в случае перерегистрации кассового аппарата, проведения плановых и внеплановых ремонтных работ, а также в тех случаях, когда понадобится сменить фискальную память.

Разновидности

Существует 4 основные вида этого документа:

1. Основной – это собственно главный отчетный чек, который и нужно снимать не реже чем раз в 24 часа. Если не осуществить эту операцию, то касса блокируется, поэтому никакие действия с ее помощью совершить будет уже невозможно. К тому же систематическое нарушение регулярного снятия – это основание для административной ответственности (штрафы составляют от 4000 до 50 000 рублей).
2. По отделам – решение о предоставлении такой отчетности принимают уполномоченные лица (например, менеджеры отделов или старшие кассиры). Нет необходимости делать это ежедневно. Поэтому, как правило, такая операция проводится раз в месяц, при сдаче отчетности и подведению итогов по каждому отделу в магазине. После снятия обнуляются все сведения по ним.
3. По кассирам – такие отчеты тоже получают не каждый день, а по мере необходимости, в соответствии с внутренним распорядком. В нем нередко отражается фамилия продавца, но если даже такой информации нет, каждая система «помнит», сколько операций на аппарате совершил конкретный сотрудник. Чтобы обнулить все эти сведения и получить данные, применяют именно эту разновидность z-отчета.
4. Наконец, по товарам – такая операция позволяет обнулить сведения по операциям с конкретными товарами (услугами) или группой товаров. Подобные системы стоят далеко не на всех кассовых аппаратах. Как правило, необходимость получения этих данных возникает в больших магазинах (например, перед проведением инвентаризации).

Как снять

Документ снимается всегда в конце каждой смены. т.е должен сниматься с аппарата не реже, чем раз в 24 часа , при этом:

1. Если речь идет о выходном и/или праздничном дне, когда компания официально не работала, ничего не снимается и никаких записей в отчетные документы не делается.
2. Если в этот день не было совершено никаких торговых операций (а официально и по факту он считается рабочим в компании), итог все равно снимается. Он выйдет с нулевыми показателями, но все равно сохраняется в отчете. При этом кассир проставляет прочерки за весь день в журнале, который он ведет каждый день, а записи в кассовой книге вообще не производятся.

Технически сформировать отчет – это по сути нажать одну или несколько кнопок на кассовом аппарате. Конкретный алгоритм зависит от вида устройства. На видео показан один из примеров (на АМС 100К).

Подобные требования можно рассматривать только для тех случаев, когда кассовый аппарат был включен. То есть если в течение всей смены он был выключен, нет необходимости снимать z-отчет, ведь торговых операций не было, и они не предусматривались (например, в этот день компания осуществляла переезд и изначально не планировала заниматься продажами).

В нем должны отражаться все сведения по движению денежных средств в кассовом аппарате в течение всей смены (как наличные, так и безналичные операции):

• приходные операции (собственно продажи);
• аннулированные – (когда кассир набрал позиции, но затем по каким-то причинам покупка не состоялась) – по сути, это нулевые чеки;
• операции на возврат, когда покупатель вернул покупку (или услуга не была оказана по каким-то причинам), в результате чего понадобилось вернуть наличные средства, на банковскую карту или специальную карту возврата, в зависимости от условий организации;
• общие суммы за смену (нарастающим итогом).

Образец с расшифровкой каждой записи представлен ниже.

Как правило, внешний вид документа отличается в зависимости от конкретных типов кассовых аппаратов. Однако на содержании информации это практически не отражается. Далее приводятся несколько наиболее распространенных примеров.

Z-отчет в онлайн-кассах

Последние изменения в федеральном законодательстве предусматривают постепенный переход практически всех ИП и юридических лиц на онлайн-кассы: с 1 июля 2017 года уже прекращено использование кассовой техники прежних образцов, но действует освобождение от этого правила для отдельных организаций. Ровно через год, т.е. с 1 июля 2018 года на онлайн-кассы переходят практически все юридические лица.

Поэтому все основные правила кассовой дисциплины сохраняются в полном объеме и для этого вида кассовой техники, а именно:

• необходимо и дальше снимать z-отчет в конце каждой кассовой смены;
• кассовая книга также нужно продолжать вести по общим правилам.

Соответственно, действуют те же меры ответственности, если подобная обязанность игнорируется. Суммы штрафов представлены в таблице.

Однако есть по крайней мере 2 особенности, которые отличают z-отчет для онлайн-касс от традиционных аппаратов:

• не происходит обнуления данных – т.е. после сдачи итоговой отчетности за день предыдущие значения полностью сохраняются;
• также в фискальной памяти устройства не фиксируются итоговые результаты.

А с другой стороны, передача отчета в контролирующее отделение налоговой инспекции осуществляется автоматически и происходит мгновенно, как только смена была сдана. Даже если представители налоговой по каким-то причинам «забудут» подтвердить получение отчета, система направит его еще раз, о чем уведомит работника: «Повторная отправка отчета».

Таким образом, между зеткой для новых онлайн-касс и отчетами обычной кассовой техники есть как сходства, так и отличия, которые наглядно оказаны в таблице.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В практике применения онлайн-касс основной итоговый документ (чек) получил название отчета о закрытии смены. По сути, это тот же самый z-отчет, поскольку их содержание и функции совпадают.

Если отчет потерян или не получен

Потеря в связи с недобросовестным выполнением обязанностей кассиром, а также может вообще не пропечататься, например, если есть технические неполадки с самим кассовым аппаратом или в случаях непредвиденного отключения электроэнергии. Иногда также бывает, что чек испорчен, и отдельные его части не читаемы (например, залит краской).

1. Вне зависимости от конкретной причины порядок действий в данном случае будет таким:
2. Сначала нужно составить письменный акт об утрате. Документ подписывают старший кассир, сам кассир, бухгалтер и представитель администрации.
3. Кассир, который отвечал за проведение кассовых операций и заполнение отчета в эту смену, составляет объяснительную, даже если его непосредственной вины в инциденте не было.
4. Затем нужно вызвать специалиста, который обслуживает аппарат, и попросить сформировать фискальный чек по данным ЭКЛЗ
5. Этот документ прикладывается вместо отчета в кассовую книгу.

Если отчет снят с запозданием

В случае снятии отчета на следующий день важно прояснить причину. Как показывает практика, представители налоговой инспекции относится лояльно, если подобные инциденты возникали однократно. Однако при систематическом злоупотреблении назначаются штрафы.

Поэтому самое главное – составить акт по данному инциденту, запросить объяснительную у ответственного кассира и хранить эти документы на случай проверки. А в кассовую книгу следует приложить z-отчет, снятый на следующий день.

Несколько заблуждений

На практике существует мнение, что подобный документ практически гарантирует полное соответствие данных по наличности в кассе, операций, проведенных безналично, о возвратных и отмененных (аннулированных) чеках, поэтому можно просто проследить весь оборот финансовых движений с помощью итогового чека.

При применении ККТ набор первичной документации, подтверждающей проведенные по кассе платежные операции, обязательно содержит Z-отчет. В нем отражена информация о продолжительности смены кассира, суммах расчетов наличностью и с применением банковских карт. Документ представляет собой контрольную ленту, которая может быть сформирована в электронном и бумажном виде.

Нововведения, связанные с внедрением онлайн-касс

При заполнении кассиром-операционистом журнала и справок-отчетов по формам КМ-4 и КМ-6 соответственно за основу берут z-отчет.

Шаблоны этих документов приведены в постановлении Госкомстата от 25.12.1998 г. под № 132. Причём данный нормативный акт не относится к группе обязательных для применения субъектами хозяйствования, использующими ККТ. Обоснование:

• отсутствие взаимоувязки с положениями Закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ, который регламентирует вопросы работы с кассовой техникой;
• письмо, изданное Минфином 25.01.2017 и зарегистрированное под № 03-01-15/3482;
• еще разъяснения Минфина № 03-01-15/54413, датированные 16.09.2016 г.

Кроме того, с июля 2017 года утратило актуальность правительственное Постановление от 23.07.2007 г. № 470. Этот правовой акт предусматривал обязательство по использованию бумажных контрольных лент. Но с указанной даты большая часть субъектов предпринимательства должна была перейти на онлайн-кассы.

Закон № 54-ФЗ в п. 2 ст. 4.3 содержит требование по обязательному формированию по итогам рабочей смены с применением ККТ отчета о проведенных операциях. Всю систематизированную информацию автоматически перенаправляют в ФНС. Этот документ заменяет z-отчет. В нем приводят сведения о суммах проведенных расчетных операций с учетом данных первичных и коррекционных кассовых чеков. А при необходимости отчет можно распечатывать.

Отличия зед-отчетов старого образца от бланков, формируемых онлайн-кассами таковы:

• при эксплуатации онлайн-кассы обнуление данных при закрытии смены не происходит;
• в фискальную память не заносят данные по итоговым суммам продаж;
• присутствует автоматическая передача данных о проведенных расчетах в ФНС;
• получение подтверждения от налоговой о получении ею отчета (если этого не произойдет, система отправляет отчеты повторно).

Порядок формирования зед-отчета

Буквенным кодом «z» обозначают отчетные документы с гашением. Бланк составляют в конце работы ККТ каждый день. В нем фиксируют информацию об объеме полученной выручки за смену с выделением размера возвратов. Список отображаемых сведений приводится в технической документации на кассовый аппарат.

Назначение зед-отчета:

• обнуление накопленной за смену информации о платежных операциях;
• выведение итогов по вырученным средствам на протяжении рабочего дня;
• систематизация данных для их фиксации в памяти кассового аппарата;
• отображение в учете всех случаев возврата денег покупателям, применения скидок и аннуляции чеков;
• подтверждение данных, внесенных кассиром в учетные документы.

Кассир при окончании его смены перед уходом с рабочего места должен сформировать z-отчет. Составление этого документа с задержкой задним числом недопустимо. Длительность смены не может быть более 1 суток. Отсчет времени работы кассира по отчету ведется с момента фиксации первой платежной операции.

В протоколе ГМЭК от 23.06.1995 г. есть требование об обязательном ежедневном закрытии смен кассирами. Если по истечении 24 часов после проведения первого платежа этого не сделать, работа ККТ блокируется.

Алгоритм действий кассира-операциониста таков.

Реквизиты и назначение Z-отчета

Согласно ст. 1 Закона об РРО фискальный отчетный чек представляет собой документ установленной формы, напечатанный регистратором расчетных операций, содержащий данные дневного отчета, во время печати которого информация об объеме выполненных расчетных операций заносится в фискальную память. В свою очередь, дневной отчет с обнулением информации в оперативной памяти и занесением ее в фискальную память регистратора получил название Z-отчета , в связи с чем понятия «фискальный отчетный чек» и «Z-отчет» могут использоваться как тождественные.

Само формирование Z-отчета осуществляется в такой последовательности (п. 13 Требований № 199 ):

При этом в Z-отчете обязательно должны присутствовать такие реквизиты и данные :

Отсутствие каких­либо сведений из приведенных выше, поскольку они отнесены к обязательным реквизитам, может быть квалифицировано проверяющими как основание для непризнания Z-отчета, что приравнивается к его отсутствию с применением 340-гривневого штрафа к предприятию за каждый такой отчет. Впрочем, на незначительные недостатки в реквизитах Z-отчета судебные инстанции готовы закрыть глаза, указывая, что в этом случае оснований для ответственности нет (см., например, определение ВАСУ от 23.11.2010 г. по делу № К-10340/08 ).

Обязанность ежедневно печатать на регистраторах расчетных операций (за исключением автоматов по продаже товаров (услуг) фискальные отчетные чеки (Z-отчеты) и обеспечивать их хранение в КУРО возложена на субъектов предпринимательской деятельности, которые осуществляют расчетные операции в наличной и/или безналичной форме при продаже товаров (предоставлении услуг) в сфере торговли, общественного питания и услуг, в соответствии с п. 9 ст. 3 Закона об РРО . Данная обязанность будет считаться выполненной при условии, что фискальные отчетные чеки печатаются ежедневно и хранятся в КУРО .

Согласно п. 4 ст. 17 Закона об РРО в случае невыполнения ежедневной печати фискального отчетного чека либо его несохранения в КУРО применяются финансовые санкции в размере
20 ннмдг (340 грн. ).

Если Z-отчет не распечатан и не сохранен, к субъекту хозяйствования применяется один штраф , а не два - отдельно за нераспечатку и отдельно за несохранение. А потому в случае если налоговики будут настаивать на иной трактовке и обосновывать факт совершения в этом случае двух отдельных нарушений, за каждое из которых должен быть применен штраф в размере 340 грн., поспорить с ними можно, используя такие аргументы:

1. Как нераспечатка Z-отчета, так и его несохранение в КУРО приводят к нарушению одной и той же единой обязанности, закрепленной в п. 9 ст. 3 Закона об РРО , - отчет должен печататься ежедневно и храниться в КУРО.

2. Невыполнение ежедневной печати Z-отчета автоматически означает, что он не сохранен в КУРО. Формулировка п. 4 ст. 17 Закона об РРО подчеркивает лишь то, что только ежедневной печати Z-отчета недостаточно для выполнения обязанности, предусмотренной п. 9 ст. 3 Закона об РРО . В то же время установления факта такого невыполнения уже достаточно, чтобы применить санкцию в размере 20 ннмдг, так как в установлении факта несохранения Z-отчета в КУРО в этом случае нет никакой необходимости.

В споре можно сослаться и на позицию специалистов ГНАУ, высказанную на страницах журнала «Вестник налоговой службы Украины», 2005, № 23, с. 44. Так, в ней указано, что если фискальный чек распечатан, но не сохранен в КУРО, то к субъекту предпринимательской деятельности применяется только финансовая санкция за несохранение его в КУРО .

Если налоговики не согласятся с приведенными аргументами, повторно их изложить можно уже в суде. Суды в таких спорах признают обоснованным применение штрафа в размере 20 ннмдг (см., например, постановление ВХСУ от 03.08.2005 г. в деле № 11/210 ).

По сути, вопрос заключается в том, можно ли считать нераспечатку Zотчетов за несколько дней подряд не самостоятельными нарушениями, каждое из которых влечет за собой отдельный штраф в 340 грн., а одним длящимся нарушением, за которое, соответственно, применяется только один штраф.

Строго говоря, оснований для такой трактовки законодательных предписаний нет: к субъекту хозяйствования должен быть применен штраф в размере 340 грн. за каждый нераспечатанный и несохраненный Z-отчет (см. также письмо ГНАУ от 24.12.2009 г. № 13432/6/23-7015/1445 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 15, с. 5).

Но для самых решительных приведем позицию Киевского апелляционного админсуда, по мнению которого субъект хозяйствования несет ответственность за невыполнение обязанности по ежедневной печати Z-отчетов в целом. Поэтому независимо от того, сколько фактов нераспечатки (либо несохранения Z-отчетов) установлено , - это свидетельствует о том, что допущено нарушение одной и той же единой обязанности, а значит, и штраф должен быть применен один (постановление от 15.06.2010 г. по делу № 2-а­-2413/09/0270 ).

Ответственность за невыполнение обязанности ежедневно печатать на РРО Z-отчеты и обеспечивать их хранение в книгах учета расчетных операций предусмотрена не только для субъектов хозяйствования, но и для его работников и должностных лиц (ст. 26 Закона об РРО ). Так, ст. 155 1 КоАП предусматривает, что за нарушение порядка проведения расчетов в сфере торговли, общественного питания и услуг на лицо, осуществляющее расчетные операции, налагается штраф в размере от 2 до 5 ннмдг (от 34 до 85 грн. ), а на должностных лиц субъектов предпринимательской деятельности - от 5 до 10 ннмдг (от 85 до 170 грн. ). При повторном нарушении порядка проведения расчетов в сфере торговли лицом, которое в течение года привлекалось к административной ответственности за то же нарушение, размер штрафа для лиц, осуществляющих расчетные операции, составит от 5 до 10 ннмдг (от 85 до 170 грн. ), а для должностных лиц - от 10 до 20 ннмдг (от 170 до 340 грн. ). Такие дела рассматриваются районными, районными в городе, городскими судами на основании административных протоколов, составленных налоговыми органами. При этом административный протокол составляется при выявлении любого из таких фактов - нераспечатывание Z-отчетов, неежедневное их распечатывание, несохранение Z-отчетов в КУРО (см. письмо ГНАУ от 17.07.2003 г. № 11190/7/23-2117 ). В соответствии со ст. 38 КоАП штраф к должностным лицам или другим работникам субъекта хозяйствования может быть применен только в течение трех месяцев со дня совершения правонарушения.

Формулировка п. 9 ст. 3 Закона об РРО о необходимости ежедневной печати фискальных отчетных чеков у субъектов хозяйствования иногда вызывает сомнения по поводу того, не будет ли нарушением данной обязанности печатать Z-отчеты чаще одного раза в день.

Такие сомнения не имеют под собой оснований. Кроме того, в п.п. 7.7 Порядка № 614 специально оговорена ситуация, когда в течение рабочего дня на РРО было распечатано несколько фискальных отчетных чеков. В этом случае все они подклеиваются в соответствующей книге УРО, записи в разделе 2 книги УРО делаются по каждому фискальному отчетному чеку отдельно. Признают возможность печати нескольких Z-отчетов, ссылаясь на отсутствие в законодательстве соответствующих ограничений, и налоговики (п.п. 2.2.99 Обзорного письма ГНАУ от 06.07.2009 г. № 14083/7/23-7017/572 , соответствующая консультация размещена также в Единой базе налоговых знаний).

В отдельных случаях распечатка нескольких Z-отчетов за день может быть обусловлена необходимостью выполнения законодательных требований. Так, согласно п. 4.9 Порядка использования РРО, если на период выхода из строя РРО либо в случае отключения электроэнергии расчетные операции проводятся с использованием КУРО и расчетной книжки, то после установления отремонтированного (либо резервного) РРО или возобновления энергоснабжения необходимо провести через РРО суммы расчетов за время работы с использованием расчетной книжки, а также в соответствии с контрольной лентой (в случае обнуления оперативной памяти) - за время работы, предшествовавшее выходу РРО из строя либо отключению электроэнергии, отдельно по каждой ставке НДС, после чего следует сделать Z-отчет.

В соответствии с п. 1 примечаний к Требованиям № 199 итог расчетов исчисляется за смену, максимальная продолжительность которой не должна превышать 24 часа . Поскольку итог расчетов вносится в фискальную память именно при формировании Z-отчета , выполнение требования об исчислении расчетов за смену возможно только при условии своевременной печати Z-отчетов .

При этом сменой считается период работы регистратора от регистрации первой расчетной операции после выполнения Z-отчета до выполнения следующего Z-отчета (п. 2 Требований № 199 ).

Налоговики, как правило, настаивают, чтобы между распечаткой двух Z-отчетов проходило не более 24 часов (см. п.п. 2.2.7 Обзорного письма ГНАУ от 06.07.2009 г. № 14083/7/23-7017/572 ). Более того, на практике субъекты хозяйствования часто сталкиваются с требованиями с их стороны о необходимости распечатки Z-отчетов в пределах календарных суток, т. е. итог расчетов за сутки должен отражаться в Z-отчете, распечатанном до окончания этих календарных суток, т. е. до 24.00, поскольку иначе возможны ситуации, когда в один день будут распечатаны два Z-отчета, а в другой - ни одного, а значит - требование Закона об РРО о ежедневной печати фискальных отчетных чеков не будет выполнено.

Однако суды справедливо исходят из того, что отсчет продолжительности смены РРО начинается с момента регистрации первой расчетной операции, а не с распечатки предыдущего Z-отчета , и даже не с начала рабочего дня субъекта хозяйствования (постановление Киевского апелляционного административного суда от 11.02.2009 г. по делу № 22-а­-10244/08 ). Таким образом, отсчет 24 часов осуществляется от первой расчетной операции, совершенной после распечатки преды­дущего Z-отчета, и до выполнения следующего Z-отчета. Выполнения этого условия достаточно, даже если при этом указанные два события имели место в разных календарных сутках (см. постановления Окружного административного суда
г. Киева от 12.03.2008 г. № 2/95, от 22.09.2008 г. № 13/150 , от 04.03.2009 г. № 13/492 , определение ВАСУ от 12.07.2007 г. ).

Более того, субъектам хозяйствования иногда удается убедить суды в том, что между двумя распечатками двух Z-отчетов может пройти больше 24 часов и это не должно считаться нарушением. Основной аргумент, который при этом приводится: смена, за которую должен быть распечатан Z-отчет, отсчитывается с момента проведения первой после предыдущего отчета расчетной операции. При этом операции служебного внесения либо служебного изъятия таковыми не считаются, как и пробное перед началом работы РРО пробитие так называемых нулевых чеков с целью проверки четкости и правильности печати реквизитов на чеке. Если в течение суток не было осуществлено ни одной расчетной операции, то, возможно, субъекту хозяйствования удастся убедить суд в том, что Z-отчет можно не печатать (см., например, постановление Окружного административного суда г. Киева от 05.08.2010 г. по делу № 2а-­17041/09/2670, определение ВАСУ от 19.08.2010 г. по делу № К-268/09 ).

Напоследок напомним, что Z-отчет не нужно печатать в нерабочие для предприятия дни. Налоговики признали это достаточно давно (см., например, «Вестник налоговой службы Украины», 2005, № 17 - 18, с. 104). Этой же позиции придерживаются и суды (см. постановление Окружного административного суда г. Киева от 05.12.2007 г. № 3/66 ).

Либо путем регистрации отрицательной суммы (если РРО обеспечивает отдельное накопление в фискальной памяти отрицательных сумм расчетов) с распечаткой на ошибочно проведенную сумму фискального чека выдачи средств,

Либо путем регистрации выдачи средств с помощью операции «служебная выдача».

Дополнительно необходимо составить акт об отмене ошибочно проведенной через РРО суммы расчетов (п. 4.8 Порядка № 614 ). В акте указывают данные об ошибочно проведенной сумме и реквизиты ошибочно выбитого расчетного документа (чека). Акт об отмене ошибочно проведенной через РРО суммы расчетов передают в бухгалтерию, где он должен храниться в течение 3 лет, либо подклеивают на последней странице КУРО. Ошибочно проведенные суммы расчетов в графах 5 - 8 КУРО не отражаются.

Заменить Z-отчет Х-отчетом (документом, содержащим информацию о дневных итогах расчетных операций, проведенных с применением РРО, без обнуления информации в оперативной памяти), как это иногда делают субъекты хозяйствования в случае потери Zотчета, нельзя (см. постановление Окружного административного суда г. Киева от 11.03.2009 г. № 4/36 ). Это объясняется тем, что итог расчетов вносится в фискальную память именно при формировании Z-отчета . Х-отчет такой функции не выполняет.

Напомним: согласно п. 2 Требований № 199 смена при применении РРО - это период работы регистратора от регистрации первой расчетной операции после выполнения Z-отчета до выполнения следующего Z-отчета. Максимальная продолжительность смены не должна превышать 24 часа. Это единственное ограничение, которое установлено законодательством. Какихлибо оговорок, касающихся режима работы продавца, для целей определения смены в отношении РРО нет.

Действующим законодательством предусмотрено использование резервного РРО исключительно в период выхода из строя основного РРО либо в случае исчерпания срока службы такого РРО (ст. 5 Закона об РРО ).

Действующим законодательством такой правовой режим, как временное приостановление деятельности, не предусмотрен. Соответственно нет и освобождения от обязанности по ежедневной печати Z-отчетов .

Закрытие торгового объекта для проведения санитарных мероприятий, техничного переоборудования и проведения других работ, о чем субъект хозяйствования должен разместить объявление рядом с информацией о режиме работы с указанием даты и периода закрытия торгового объекта (п. 13 Порядка осуществления торговой деятельности и правил торгового обслуживания населения, утвержденного постановлением Кабмина от 15.06.2006 г. № 833 );

Само по себе отсутствие расчетных операций в течение дня не является основанием для освобождения субъекта хозяйствования от обязанности ежедневной печати Zотчетов, что подтверждается в том числе судебной практикой (см., например, постановление Киевского апелляционного админсуда от 25.01.2011 г. № 2а-­1557/10/2670 ).

Суды, рассматривая подобные споры, менее категоричны. Они указывают на то, что неполная распечатка Z-отчета в связи с окончанием чековой ленты в кассовом аппарате не должна приравниваться к такому нарушению, как отсутствие ежедневной печати фискального отчетного чека и влечь за собой применение 340-гривневого штрафа (см., например, постановление Харьковского окружного административного суда от 12.03.2008 г. № 2-а­-679/08 ).

Вся информация, поступающая в кассу в течение рабочего дня, накапливается в оперативной памяти аппарата. Для того чтобы обнулить эту информацию и отправить данные на хранение в фискальную память прибора, кассир обязан ежедневно снимать Z-отчёт.

Обязанности кассира, которые необходимо выполнить в конце рабочего дня

Для закрытия кассовой смены, которая должна длиться не более 24 часов, существует специальный Z-отчёт. Такой документ необходимо распечатывать ежедневно, несмотря на то, проводились наличные расчёты или нет. На основании такого чека заполняется журнал кассира-операциониста, а главное - оценивается работа кассира и количество поступившей выручки. В работе также встречается X-отчёт, он не обнуляет числовые значения кассы, а служит промежуточной справкой.

По итогам Z-отчёта работник кассы заполняет журнал, в который вносит номер и дату чека, начальное и конечное сальдо, а также сумму полученной выручки за смену. Некоторые платежи, осуществляемые через кассу, проходят в безналичной форме. Такие данные также отражаются в итоговом реестре.

Используя цифровые значения журнала, кассир заполняет справку, которая передаётся в бухгалтерию для составления кассовой книги предприятия.

Как правильно снимать Z-отчёт

В зависимости от модели кассового аппарата алгоритм получения Z-отчёта может быть разным. Перед получением итоговой информации вносить дополнительные данные не потребуется, кассовый аппарат сам формирует итоги и выдаёт их на печать. В этот же момент происходит гашение накопленных платежей. Некоторые модели ККТ могут автоматически останавливать свою работу по истечении 24 часов. Итоговый отчёт необходимо снимать вовремя, в противном случае это будет нарушением законодательного акта, регулирующего работу ККТ.

Штрафные санкции за нарушение кассового режима

Грамотное ведение кассовой документации помогает максимально точно отражать выручку в бухгалтерских реестрах, попадающих под налогообложение. Перед тем как снять Z-отчёт, кассиру будет нелишним ознакомиться со штрафными санкциями, которые могут быть применены при нарушении кассовой дисциплины. В случае обнаружения налоговыми органами несоответствия данных фискальных отчётов с регистрами бухгалтерской документации на руководителя может быть наложен административный штраф в размере пяти тысяч рублей, а на компанию до 50 тыс. рублей.

Срок давности проверки фискальной памяти аппарата составляет два месяца, по истечении этого срока правонарушение считается амнистированным. В связи с таким регламентом контролирующие органы стараются как можно внимательнее следить за соблюдением кассового законодательства.

Что такое Z-отчет?

Z-отчет или Суточный отчет с гашением - это фискальный документ, который закрывает кассовую смену, фиксирует в фискальной памяти накопленный итог пробитых сумм и обнуляет счетчик выручки за смену.

Нужно ли снимать Z-отчет, если за смену не было продаж ?

Если обратиться к законодательной позиции, то в соответствии с официально действующими документами, получение ежедневных Z-отчетов, независимо от того была выручка или нет, является обязанностью кассира-операциониста. Снятый Z-отчет является основанием для записей в журнал кассира-операциониста. На это ссылаются «Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин», утвержденные Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года № 132 и .

Понятно, что эти документы создавались во времена использования электромеханических кассовых аппаратов, где не было встроенных электронных часов и фискальной памяти. Дата на этих кассах переводилась вручную, в противном случае дата на чеке была бы неверной. Именно отсюда и берет свое начало требование об обязательном ежедневном снятии отчетов независимо от наличия или отсутствия выручки, а, следовательно, и обязанность ежедневно заполнять на основании Z-отчетов журнал кассира-операциониста. Аналогичного мнения придерживается в своем письме .

На сегодняшний день эти инструкции и с моральной, и с технической точки зрения уже устарели. Да и не все модели кассовых аппаратов технически имеют возможность снимать полноценные Z-отчеты при нулевой выручке.

В этом случае можно пойти следующими путями при оформлении журнала кассира-операциониста:

1. Пробиваем копейки и снимаем суточный отчет с гашением, заполняем журнал кассира-операциониста со всеми значениями, как того требуют . Инструкция, как говорится старая, но никем не отмененная. И этот вариант точно не вызовет никаких нареканий со стороны налоговых инспекторов.

2. Издаем письменный приказ по предприятию, что из-за специфики кассового аппарата, не снимающего суточный отчет с гашением при отсутствии продаж, в журнал кассира-операциониста пишется строка: «выручка отсутствовала» без внесения каких-либо цифр. Также, можно запросить у обслуживающего ЦТО техническое заключение об особенности функционирования Вашей кассы. Могут, конечно, придраться к «неправильному» ведению кассового журнала. Но штрафы за неправильное ведение этого журнала не предусмотрены, если, конечно, это не повлияло на оприходование выручки и, соответственно, уплату налогов.

3. Самый, на наш взгляд, разумный подход в сегодняшних реалиях к вопросу снимать или нет Z-отчет при отсутствии продаж - это издать внутренний приказ по предприятию о том, что смена на кассовом аппарате открывается при первой выручке за день. Тогда, в журнал Вам не придется вписывать «пустую» информацию. Опять же могут указать на несоответствие заполнения журнала с действующими нормативами, но к факту неоприходования выручки это отношения не имеет, а значит и штрафовать Вас не за что.

Если же у Вас кассовый аппарат, у которого смена открывается автоматически при включении питания или фискальный регистратор, где смена открывается принудительно кассовой программой, то в этом случае, даже если не было выручки, нулевой Z-отчет снять придется. В противном случае, через 24 часа, кассовый аппарат выдаст ошибку и будет требовать закрыть смену. Это значит, у Вас на руках появится «нулевой» Z-отчет и Вы будете обязаны внести его в журнал кассира-операциониста, чтобы все строчные записи Z-отчетов шли по нарастающему порядку без пропуска их номеров.

Где хранить Z-отчеты?

Практика хранения Z-отчетов в организации самая разнообразная. Его прикрепляют в журнал кассира-операциониста, наклеивают в тетрадь, хранят в конверте. Специально ни один норматив не регулирует, где именно они должны храниться. Поэтому, есть смысл обратиться к общим требованиям хранения первичных документов, установленными в разделе 6 «Положения о документах и документообороте», утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 года № 105.

Необходимо учитывать, что на основании Z- отчета заполняется справка-отчет кассира-операциониста (форма КМ-6) о выручке за смену, т. е. по сути, суточный отчет с гашением является приложением к этой справке. Поэтому, мы рекомендуем скреплять два этих документа.

Сколько хранить Z-отчеты?

Срок хранения Z-отчета, впрочем, как и любого документа, имеющего отношение к кассовой дисциплине, установлен в п. 11 от 30 июля 1993 года № 745 и составляет не менее 5 лет. Ответственность за хранение документов возложена на руководителя организации. И чиновники Минфина в этом вопросе непреклонны даже, если у Вас несколько десятков магазинов и хранить такой огромный объем бумаги накладно.

Но ими же были утверждены ,где в п. 6.4. черным по белому написано, что «использованные контрольные ленты хранятся в упакованном или опечатанном виде в бухгалтерии предприятия в течение 15 дней после проведения и подписания результатов последней инвентаризации".

Инвентаризацию имущества организация должна проводить регулярно. Обязательные инвентаризации - перед составлением годовой бухгалтерской отчетности и плановые инвентаризации, периодичность которых устанавливается самим предприятием. В торговых организациях, как правило, не реже одного раза в месяц, в крайнем случае - раз в квартал. Результаты инвентаризации утверждаются руководителем предприятия. Значит и срок хранения Z-отчетов можно сократить.

Очень важный момент, который необходимо учитывать, это свойство самой бумаги, на которой печатается Z-отчет. На современных кассовых аппаратах, использующих метод термопечати, применяется термочувствительная бумага, которая имеет ряд условий хранения:

Избегать попадания солнечных лучей, контакта с химическими веществами;

Не хранить изображением друг к другу;

Не хранить в пластиковых полиэтиленовых пакетах;

Не применять для склеивания клей на жидкой основе;

Не держать бумагу под прессом.

В зависимости от производителя и качества термобумаги, контрастность информации, может сохраняться до 5 лет. Но не редки ситуации, когда реквизиты, отпечатанные на документе, выцветают и отраженная информация становится не читаемой. Поэтому, аудиторы дают рекомендации делать копии с Z-отчетов заверенные руководителем с приложением оригинала Z-отчета.

Экспериментальным методом получен результат - при нагреве выцветшего чека с обратной стороны горячим феном или зажигалкой можно получить хорошо читаемый негатив. Главное здесь не переусердствовать и не сжечь документ, потеряв его тем самым безвозвратно =) .

Из всего вышеизложенного следует, что предприятие может либо беречь Z-отчеты все пять лет, либо ограничить их срок жизни до результатов ближайшей инвентаризации. Мнение проверяющих, в последнем случае, может не совпасть. Что грозит предприятию?

Так ли страшно потерять Z-отчет?

В ходе проверки налоговые инспекторы истребуют документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями и просят предоставить Z-отчеты. В случае их отсутствия организацию пытаются привлечь за налоговые правонарушения по ст. 120 НК за отсутствие первичных документов и по ст. 126 НК за непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля.

Для того, чтобы разобраться является ли Z- отчет первичным документом, обратимся к Перечню унифицированных форм, утвержденный Постановлениями Госкомстата от 25 декабря 1998 г. N 132 и от 18 августа 1998 г. N 88. Никакого Z-отчета там нет. В качестве формы первичной документации для кассовых операций утвержден лишь журнал кассира-операциониста.

Также, документ является первичным, если он составлен по форме из альбома унифицированных форм или содержит обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). В Z-отчете, как мы знаем, реквизит подписи ответственного лица не предусмотрен.

То есть, если нет оснований отнести Z-отчет к первичным документам, то нет и состава налогового правонарушения, предусмотренного ст. 120 НК.

По статье 126 НК организации могут привлечь к ответственности за «непредставление в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных Кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах". Штраф, который за это нарушение предусмотрен - пятьдесят рублей за каждый документ. Но и здесь можно вынести аргумент в защиту - п. 11 № 745 предусмотрено применение контрольных лент и их хранение, но к законодательству о налогах и сборах этот документ отношения никакого не имеет. А действующим законодательством о налогах и сборах не установлена обязанность налогоплательщика представлять контрольно-кассовые ленты и Z-отчеты. Это значит, что и для применения мер ответственности, предусмотренной ст. 126 НК, правовых оснований у налоговых инспекторов не имеется. Имеется арбитражная практика, в которой судьи придерживаются именно такой позиции.

Но если само юридическое лицо к ответственности привлечь достаточно спорно, то наказать руководителя вполне удастся, т. к. именно он отвечает за хранение учетных документов. Штраф должностному лицу может быть наложен по ст. 19.4 за неповиновение законному распоряжению должностного лица органа, осуществляющего государственный надзор от 2000 до 4000 рублей, либо по ст. 19.7 или 15.6 КоАП за непредставление сведений от 300 до 500 рублей.

При этом, действует срок давности привлечения к административной ответственности, который составляет 2 месяца со дня его совершения.

Что делать, если потерян Z-отчет?

При утере Z-отчета лучше сразу документально оформить отсутствие документа. Для этого написать в произвольной форме на имя руководителя организации объяснительную записку, в которой указать причины, которые привели к пропаже Z-отчета, поставить дату и подпись. Руководителю такое заявление нужно заверить и указать предпринятые меры.

Поскольку все современные кассовые аппараты оснащены электронной контрольной защищенной лентой (ЭКЛЗ), то необходимо получить отчет о закрытии смены с помощью специалиста ЦТО, в котором будет дата, номер закрытой смены и итог выручки. Эти данные подтвердят Ваши записи в книге кассира-операциониста.

Что делать, если несвоевременно сняли Z-отчет?

Снимать Z-отчет необходимо в конце каждой смены. Именно на его основании составляется справка-отчет по форме КМ-6, сдается по приходному кассовому ордеру выручка и вносятся запись в журнал кассира-операциониста именно датой, указанной на самих отчетах. Несвоевременно снятый Z-отчет - это нарушение кассовой дисциплины. Поскольку возникает несоответствие данных фискальных отчетов и даты оприходования средств. И при проверке это может повлечь за собой штрафные санкции: штраф может быть наложен либо на само предприятие от 40 000 до 50000 руб., либо на должностное лицо от 4 000 до 5 000 руб. (согласно ст.15.1 КоАП).

Штрафов можно избежать, если в течение 2-х месяцев с момента правонарушения к Вам не придут налоговые инспектора с проверкой, т. к согласно ст. 4.5 КоАП взыскание не может быть вынесено после этого срока.

Если все-таки время не сработало в Вашу пользу, то можно попытаться доказать, что несоответствие данных фискальных отчетов с данными журнала кассира-операциониста - не говорят о неоприходовании в кассу денежной наличности. Журнал кассира-операциониста является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков кассовой машины. Весь учет операций, проводимых в кассе предприятия, отражается в кассовой книге. Это предусмотрено . Ведение журнала кассира-операциониста этим не предусмотрено и, значит, к процессу оприходования денег в кассу он не имеет отношения! Так что различия с данными журнала кассира-операциониста не могут свидетельствовать о том, что фирма не оприходовала полученную от покупателей наличную выручку.

Что делать, если во время снятия Z -отчета оборвалась чековая лента?

Если лента просто закончилась, то нужно вставить новую и отчет будет допечатан. Допускается склеивание двух частей Z-отчета. Никаких оправдательных документов при этом можно не составлять.

Если допечатать Z-отчет не удалось по причине обрыва чековой ленты, то необходимо составить в произвольной форме объяснительную с описанием ситуации, заверить ее подписью руководителя. Из блока ЭКЛЗ надо снять отчет за смену и на основании полученных данных внести запись в журнал кассира-операциониста. Обрыв ленты во время печатания может свидетельствовать о возможной неисправности кассового аппарата. Поэтому, рекомендуем вызвать специалиста ЦТО.

Что делать, если дата на Z -отчете не верная?

Программные сбои, иногда случающиеся на кассе (например, при скачке электричества) могут привести к тому, что на кассовом аппарате сбивается дата. И замечают этот казус часто не сразу. В этом случае надо учитывать, что Z-отчет - это критерий любой отчетности по кассе. И дата этого фискального документа будет восприниматься как верная. Поэтому, любые объяснительные здесь помогут мало. Разумнее в такой ситуации «подогнать» бухгалтерию под дату Z-отчета, т. е. внести изменения в журнал кассира-операциониста, переделать справку-отчет КМ-6 и сводную справку-отчет КМ-7. Естественно, с учетом лимита кассы (здесь у бухгалтерии тоже есть способы его не нарушить).

Если в течение 2 месяцев к Вам не пришли с проверкой, то срок давности правонарушения истекает.

Сколько можно пробивать Z-отчетов?

Один Z-отчет снимать по кассовому аппарату обязательно.

Во-первых, техническими требованиями к фискальной памяти утверждено, что продолжительность рабочей смены на ККМ не должна превышать 24 часов.

Во-вторых, в п 6.1. предусмотрено, что по окончании работы кассир должен подготовить денежную выручку и другие платежные документы, составить кассовый отчет.

Время и порядок закрытия смены определяется внутренним распоряжением руководителя с учетом трудовой специфики работы и учетной политики предприятия. В законодательстве нет ограничений по количеству снимаемых Z-отчетов за смену, т. к. ст. 15.1. КоАП предусматривает ответственность за прямо поименованные в ней нарушения и такого нарушения, как неоднократное снятие Z-отчета там нет. Поэтому количество гашений в сутки Вы устанавливаете сами.

Для снятия материальной ответственности с кассира, закончившего смену выручки можно установить механизм передачи кассовой выручки в организации либо закрытием смены со снятием Z-отчета и составлением КМ-6, либо обычными X-отчетом и закрепить его приказом руководителя.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Правила документооборота кассовых документов необходимо отразить в учетной политике организации. Также, имеет смысл издать приказ по предприятию «Об утере кассовых документов и их восстановлении», где прописать действия работников в случае утраты документов.

Эти действия помогут либо вовсе избежать грозящего штрафа, либо ограничиться самым его минимальным размером.

Возможно, наличие в кассовых аппаратах ЭКЛЗ и возможное получение из нее по запросу данных по номеру документа, смены, периоду, приведет к тому, что бумажные кассовые документы уйдут в прошлое. Все-таки хранить такой электронный аналог гораздо безопасней и не так обременительно.

Но пока лучше, конечно, не допускать подобных нарушений и сберечь свои силы и нервы в отстаивании своих прав в суде, а организовать порядок хранения и учета кассовых документов таким образом, чтобы избежать их утерю или порчу.